Sehr geehrte Erziehungsberechtigte,

hiermit möchten wir Ihnen gegenüber unserer Informationspflicht nach Art.13 DS-GVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten nachkommen. Daten verarbeiten wir in Form von Akten und digital. Im Folgenden informieren wir Sie über den Zweck und die rechtliche Grundlage, auf welcher wir Ihre personenbezogenen Daten und die Ihres Kindes erheben und verarbeiten, an wen wir diese Daten weitergeben, wie lange wir Ihre Daten speichern und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten haben. Entsprechend Art. 14 DS-GVO informieren wir Sie auch über personenbezogenen Daten, welche wir von anderen Stellen erhalten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung an der Schule verantwortlich?

Die Verantwortung für sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Einhaltung der Vorgaben zum Datenschutz an unserer Schule liegt bei unserer Schulleitung. Sie wird bei ihrer Aufgabe durch den stellvertretenden Verantwortlichen und schulischen Datenschutzbeauftragten unterstützt.

Datenverarbeitende Stelle Gemeinschaftsgrundschule Hebborn Odenthaler Str. 197, 51467 Bergisch Gladbach Ggs-hebborn@gmx.de 02202 37584	Datenschutzbeauftragter Christoph Konkulewski-Redemann Integrierte Gesamtschule Paffrath Borngasse 86 51469 Bergisch Gladbach Email: Datenschutz-an-Schule@rbk-online.de Telefon: 02202 2858311
Verantwortlicher Manfred Hermann 02202 37584 114716@schule.nrw.de	stellvertretende Verantwortliche Wiebke Grewe 02202 37584 114716@schule.nrw.de

2. Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten und von der meines Kindes?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern bzw. verpflichteten Personen erfolgt in der Schule überwiegend auf der Grundlage des Schulgesetzes von Nordrhein Westfalen.

                                                                                                       

Alle personenbezogene Daten, die nicht unter diese Regelungen fallen, erheben und verarbeiten wir nur mit Ihrer informierten und freiwilligen schriftlichen Einwilligung. Dazu gehören beispielsweise Notfallinformationen, Ihre Telefonnummer am Arbeitsplatz, Ihre private wie berufliche E-Mail Adresse, die Nutzung von Lernplattformen mit personalisierter Anmeldung, Aufnahmen von Fotos, Videos und Audio und Veröffentlichungen auf der Schulhomepage und in der Presse.

3. Zu welchen Zwecken werden meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes verarbeitet?

Die Verarbeitung erfolgt zu einer Vielzahl von Zwecken, die mit der Organisation des Schulalltags, dem Unterricht, der Kommunikation mit Eltern und anderen Stellen zu tun haben. An unserer Schule geht es dabei um die folgenden Verarbeitungszwecke. Es geht um die

●      Verwaltung von Schülerdaten und Noten sowie die Zeugniserstellung,

●      Unterrichtsplanung, -durchführung und Dokumentation,

●      Evaluation, Qualitätsentwicklung und Schulstatistik,

●      Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten, Dokumentation von Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen

●      Diagnostik/ Erstellung von Förderempfehlungen/ individuellen Förderplänen,

●      Erstellung von Fördergutachten (AO-SF Verfahren),

●      Schulpflichtüberwachung,

●      Öffentlichkeitsarbeit,

●      Organisation des Schülerspezialverkehrs

●      Sprachstandsfeststellung

4. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes gespeichert?

Wie lange die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gespeichert werden, gibt das Schulgesetz NRW vor. Die Tabelle gibt einen Überblick über die Dauer der Aufbewahrung.

 

Nr	Datenarten	Aufbewahrungszeit/ Löschfrist
1	Schülerstammblätter	20 Jahre
2	Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlusszeugnisse handelt), Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen	10 Jahre
3	alle übrigen Daten	5 Jahre
4	von Lehrkräften mit Genehmigung der Schulleitung auf privaten Computern verarbeitete personenbezogene Daten	1 Jahr (nach Abgabe des Schülers, ab Ende des Kalenderjahres)
5	Veröffentlichungen auf der Schulhomepage	Soweit nicht durch eine Einwilligung anders geregelt, nach Ende der Schulzeit.
6	Führen einer Schulchronik: 1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, 2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, 3. Anschrift, 4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule.	unbegrenzte Speicherung

 

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.

5. An wen übermittelt die Schule meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes?

Wir übermitteln personenbezogenen Daten regelmäßig oder bei Bedarf an Stellen außerhalb der Schule. Dazu gehört das Schulministerium (IT.NRW) für statistische Auswertung und Planung. Im Rahmen der Schulgesundheitspflege ist es die untere Gesundheitsbehörde, die aufnehmende Schule bei Schulwechsel, Erziehungsberechtigte und SchülerInnen bei Mitteilungen und Zeugnissen, und außerdem noch Jugendamt, Landesjugendamt, Schulaufsicht, Schulträger, soweit dieses zur Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich ist. Innerhalb der Schule sind die Lehrkräfte Empfänger. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird ein Teil der Daten vom örtlichen Archiv übernommen. Zur Öffentlichkeitsarbeit übermitteln wir gelegentlich personenbezogene Daten an die lokale Presse. Von Kindern übermitteln wir bei Teilnahme personenbezogene Daten an den Träger des Offenen Ganztags.

6. Welche Pflichten habe ich als Betroffener gegenüber der Schule?

Als Erziehungsberechtigter sind Sie verpflichtet, uns bestimmte erforderliche personenbezogene Daten mitzuteilen. In unserem Erhebungsbogen, welche Sie bei Anmeldung Ihres Kindes an der Schule ausfüllen, sind diese Daten als verpflichtende Angaben kenntlich gemacht. Erteilen Sie vorsätzlich oder fahrlässig keine, unrichtige oder unvollständige Auskunft, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann.

7. Welche personenbezogenen Daten erhält die Schule von anderen Stellen?

Vom Schulamt erhalten wir das Ergebnis des schulärztlichen Gutachtens und falls nicht an unserer Schule durchgeführt, von einer anderen Grundschule das Ergebnis der Sprachfeststellung. Bei einem Schulwechsel erhalten wir von der abgebenden Schule in Kopie personenbezogene Daten, die für die weitere Schulausbildung von Bedeutung sind. Das sind Individualdaten und gegebenenfalls Daten über sonderpädagogischen Förderbedarf, gesundheitliche Beeinträchtigungen und/oder körperliche Behinderungen soweit dieses für eine besondere schulische Betreuung der Betroffenen erforderlich ist. Außerdem erhalten wir Informationen zur Überwachung der Schulpflicht und eine Zweitschrift des letzten Zeugnisses oder Halbjahreszeugnisses.

8. Welche Rechte habe ich als Betroffener gegenüber der Schule?

Für personenbezogene Daten, deren Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Dabei kann der Widerruf auch nur auf einen Teil der Daten bezogen sein. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle des Widerrufs werden entsprechende Daten zukünftig nicht mehr durch uns genutzt und unverzüglich aus unserem Datenbestand gelöscht. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gelten die oben genannten Löschfristen.

 

Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten. Ferner haben Sie grundsätzlich ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10,

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de